Producción de eventos: 12 términos clave que debes conocer

En el mundo de la producción de eventos, el éxito no solo depende de contar con la mejor tecnología o un gran equipo humano, sino también de dominar el lenguaje técnico que utilizan los profesionales del sector. Conocer estos términos te permitirá comunicarte con fluidez con tu partner audiovisual, agilizar la toma de decisiones y asegurar que cada detalle se ejecute a la perfección. 

Tanto si trabajas en la organización de eventos corporativos internacionales, como si gestionas grandes producciones culturales o deportivas, este artículo te ayudará a comprender las palabras clave que marcan la diferencia entre un evento correcto y una experiencia verdaderamente memorable. 

A continuación, te presentamos 12 términos imprescindibles que todo responsable de producción debería conocer, ordenados siguiendo la secuencia natural de un proyecto: desde la planificación inicial hasta la coordinación en directo y las técnicas creativas que cautivan a la audiencia. 

1. Proyecto técnico

El proyecto técnico es el documento que define la viabilidad, diseño y planificación de un evento desde el punto de vista técnico. Incluye planos, esquemas, cálculos, distribución de espacios, ubicación de equipos, necesidades eléctricas y cualquier otro elemento necesario para ejecutar la producción con seguridad y eficiencia. 

En esta fase, se analizan aspectos como: 

• Peso y dimensiones de estructuras.

• Cálculo de cargas para rigging.

• Ubicación y potencia de puntos eléctricos.

• Distribución de asientos, escenarios y zonas técnicas. 

El objetivo es comprobar que la propuesta es factible a nivel técnico, funcional y normativo antes de entrar en producción.  

2. Gemelo digital o Digital Twin

Un gemelo digital es una réplica virtual exacta de un espacio o montaje que permite simular el evento antes de su producción real. A diferencia de un render estático, el gemelo digital es interactivo y permite modificar elementos, probar configuraciones y anticipar posibles problemas antes de llegar al montaje físico. 

En producción de eventos, esta tecnología se utiliza para: 

• Visualizar la colocación de pantallas LED, escenarios y estructuras.

• Probar diferentes configuraciones de iluminación y efectos visuales.

• Optimizar la logística y el flujo de asistentes. 

En Novelty, combinamos 3D renders de alta calidad con aplicaciones interactivas, lo que nos permite mostrar al cliente cómo será su evento con un nivel de realismo y precisión que facilita la toma de decisiones y minimiza riesgos. Es como hacer un “ensayo virtual” donde todo está bajo control. 

3. Rigging: estructuras y montaje seguro en altura

El rigging es el conjunto de técnicas y estructuras utilizadas para colgar, suspender o fijar equipos técnicos como pantallas LED, sistemas de iluminación, altavoces o elementos escenográficos en altura, garantizando su seguridad y estabilidad. 

Esta disciplina requiere un conocimiento profundo de: 

• Cálculo de cargas y contrapesos para evitar sobrepeso en puntos de anclaje.

• Normativas de seguridad para trabajos en altura.

• Uso de motores, trusses y herrajes específicos para cada tipo de montaje. 

En eventos de gran formato, como conciertos, ferias o convenciones internacionales, el rigging es clave para crear montajes espectaculares sin comprometer la seguridad de asistentes y técnicos. 

4. Prevención de riesgos laborales (PRL)

La prevención de riesgos laborales en eventos es el conjunto de medidas, protocolos y controles destinados a evitar accidentes y proteger tanto al personal técnico como al público asistente. 

Dentro de este ámbito, se incluyen dos documentos clave: 

• Plan de seguridad: define las medidas para proteger a personas y bienes, incluyendo control de accesos, señalización de rutas de evacuación, sistemas antiincendios y coordinación con servicios de emergencia. 

• Plan de contingencia técnica: se centra en garantizar la continuidad del evento ante imprevistos como fallos eléctricos, averías de equipos o interrupciones de señal. Incluye soluciones alternativas, equipos de respaldo y protocolos de actuación rápida. 

Ambos planes son esenciales para eventos de alto nivel y forman parte del estándar de calidad que Novelty ofrece, asegurando que la producción se desarrolle sin incidentes y con la máxima profesionalidad. 

5. Rider: especificaciones técnicas para tu evento

El rider es el documento que recoge todas las especificaciones técnicas necesarias para llevar a cabo un evento tal y como ha sido concebido. Funciona como una hoja de ruta que asegura que el espacio, el equipo técnico y la producción cumplen con las condiciones establecidas por el organizador o el artista. 

En un rider técnico pueden detallarse: 

• Tipo y cantidad de equipos de sonido, iluminación y vídeo.

• Marcas y modelos preferidos o requeridos.

• Disposición de micrófonos, pantallas y proyectores.

• Necesidades eléctricas y de conectividad.

• Requisitos de montaje, desmontaje, alojamiento y catering para el equipo. 

6. Guion técnico o Running Order

El guion técnico, también conocido en inglés como running order, es el documento que establece la secuencia exacta de todas las acciones que ocurrirán durante un evento. Sirve como referencia para todo el equipo de producción y asegura que cada intervención se ejecute en el momento preciso. 

En él se detalla: 

• Horarios de inicio y fin de cada bloque o intervención.

• Entrada y salida de ponentes, artistas o presentadores.

• Lanzamiento de vídeos, presentaciones y efectos visuales.

• Cambios de iluminación y sonido.

• Pausas y transiciones. 

Un guion técnico bien elaborado permite que todos los equipos —sonido, iluminación, vídeo, escenografía— trabajen coordinados, evitando improvisaciones y garantizando un flujo profesional durante todo el evento.  

7. Prueba técnica: ensayos para garantizar el éxito

La prueba técnica es una fase crítica en la producción de eventos, en la que se verifica que todos los sistemas —sonido, iluminación, vídeo y comunicación— funcionan correctamente antes del día del evento. 

Este proceso puede incluir: 

• Revisión de la conexión y calibración de equipos.

• Comprobación de niveles de audio e iluminación.

• Test de proyecciones y contenidos multimedia.

• Simulación de transiciones y efectos. 

En muchos casos, la prueba técnica forma parte de un ensayo general, donde se reproduce el evento tal y como se desarrollará en directo, siguiendo el guion técnico y sin pausas. Esto permite detectar y corregir fallos antes de que la audiencia esté presente.

8. Crew Chief o jefe de equipo técnico

El Crew Chief es el responsable de coordinar a todo el equipo técnico durante el montaje, la ejecución y el desmontaje del evento. Es el punto de referencia entre el cliente, la empresa audiovisual y los técnicos especializados. 

Entre sus funciones se incluyen: 

• Asignar tareas y supervisar el trabajo de cada equipo (sonido, iluminación, vídeo, rigging, etc.).

• Controlar los tiempos de montaje y desmontaje.

• Asegurar que se cumplen los estándares de calidad y seguridad.

• Resolver incidencias técnicas de forma rápida y eficaz. 

En eventos complejos, el Crew Chief es clave para que todo fluya según lo previsto. Su experiencia y visión global garantizan que cada fase del evento esté perfectamente sincronizada.  

9. Stage Manager o regidor

El Stage Manager, o regidor, es el responsable de coordinar todo lo que sucede sobre el escenario durante el evento. Su función principal es garantizar que cada intervención, cambio de escenografía y efecto técnico se ejecute exactamente en el momento previsto. 

Sus responsabilidades incluyen: 

• Coordinar las entradas y salidas de ponentes, artistas o presentadores.

• Dar las órdenes para cambios de iluminación, sonido y proyección siguiendo el guion técnico (cue sheet).

• Mantener comunicación constante con la sala de regiduría (control room) y el equipo técnico.

• Gestionar los imprevistos que puedan surgir durante el directo. 

Mientras que el Crew Chief supervisa el evento en su conjunto, el Stage Manager se centra exclusivamente en el escenario, asegurando que la ejecución artística y técnica estén perfectamente sincronizadas. 

10. Sala de regiduría 

La sala de regiduría es el centro de control técnico desde el que se supervisa todo lo que ocurre durante el evento. Desde aquí, el Stage Manager o regidor da las órdenes para que cada acción del guion técnico se ejecute con precisión. 

Funciones clave del regidor: 

• Coordinar a los operadores de iluminación, sonido y vídeo.

• Verificar que las transiciones se realizan de forma fluida.

• Sincronizar efectos visuales y sonoros con las intervenciones.

• Mantener comunicación directa con el Crew Chief. 

La regiduría actúa como el “cerebro” del evento, asegurando que todas las áreas técnicas trabajen en perfecta armonía. En Novelty, contamos con sistemas de comunicación avanzados que permiten una coordinación impecable entre regidor, escenario y backstage. 

11. Breakout Rooms para sesiones en grupos reducidos

Las Breakout Rooms son espacios diseñados para dividir a los asistentes de un evento en grupos más pequeños, permitiendo una interacción más personalizada y un mayor nivel de participación. Se utilizan tanto en eventos presenciales como virtuales o híbridos. 

Aplicaciones frecuentes de las Breakout Rooms: 

• Sesiones de networking entre profesionales de un mismo sector.

• Talleres prácticos y demostraciones de producto.

• Reuniones privadas con patrocinadores o ponentes.

• Debates y dinámicas participativas. 

En entornos virtuales, las plataformas de streaming permiten crear Breakout Rooms digitales, mientras que en eventos presenciales se diseñan espacios diferenciados con su propio equipamiento audiovisual para garantizar una experiencia completa.

12. Video mapping: proyecciones creativas e inmersivas

El video mapping es una técnica de proyección que utiliza superficies reales, como fachadas, escenarios o elementos tridimensionales, como lienzo para mostrar imágenes, animaciones o vídeos, creando efectos visuales impactantes.

Su valor en producción de eventos: 

• Transformar espacios arquitectónicos en escenarios dinámicos.

• Reforzar el branding con contenidos personalizados.

• Crear experiencias inmersivas que sorprendan a la audiencia. 

En Novelty, trabajamos con tecnología de proyección de última generación y equipos de diseño especializados, capaces de integrar el video mapping en un evento como parte de un storytelling visual que conecta con el público y eleva el impacto de la producción. 

Domina el lenguaje de la producción y haz brillar tus eventos 

La producción de eventos de alto nivel exige mucho más que creatividad y tecnología: requiere un dominio absoluto del lenguaje técnico que utilizan los profesionales del sector. Conocer estos 12 términos te permitirá comunicarte de forma más fluida con tu equipo audiovisual, tomar decisiones rápidas y garantizar que cada detalle de tu evento se ejecute con precisión. 

Si quieres profundizar en estos conceptos y descubrir cómo aplicarlos paso a paso en tus proyectos, te recomendamos descargar nuestra Guía de Producción Técnica para Eventos. En ella encontrarás estrategias, checklists y consejos prácticos que te ayudarán a planificar y ejecutar cualquier evento con los más altos estándares internacionales. 

En Novelty, combinamos experiencia, innovación y tecnología de vanguardia para transformar tu visión en una experiencia inolvidable. Y el primer paso es que hables el mismo idioma técnico que tu equipo.