Producción audiovisual de un evento corporativo en el W Barcelona

Una agencia internacional llega a Barcelona con 300 asistentes, un programa de tres días y un único salón del W Barcelona que debe transformarse en cuatro espacios diferentes en tan solo 48 horas: una reunión de trabajo, una sesión plenaria de jornada completa, un show de noche esa misma jornada y una sesión de clausura a la mañana siguiente.

Ese fue el encargo de este evento corporativo privado, que la agencia confió a la producción audiovisual de eventos de Novelty Spain. Por confidencialidad y por respeto a nuestros clientes, no podemos revelar quién lo organizó ni su contenido. Lo que sí podemos contar es lo que de verdad interesa: cómo se resolvió técnicamente.

Datos clave del evento

El reto real: una sala, cuatro shows, 48 horas

En un proyecto así, el problema casi nunca es el material. Es la sala. Los salones de hotel están pensados para banquetes, no para espectáculos: sin puntos de rigging, con potencia limitada, con una acústica pensada para hablar en una mesa y no para un ponente en un escenario, y con un hotel que sigue funcionando como hotel mientras tú montas.

Sobre el papel, el programa parecía sencillo. En la práctica significaba que el mismo escenario tenía que leerse como sesión de trabajo a plena luz y, unas horas después, como escenario de noche, sin una ventana de cambio lo bastante larga para remontar nada.

La respuesta no era añadir equipo. Era un único diseño técnico capaz de cambiar de carácter con la iluminación y el contenido, no con el remontaje. Esa decisión condicionó todo lo demás: qué colgaba de cada tótem, cómo se alimentaba el LED, dónde se situaba el control y cuánta potencia se pedía y desde dónde.

Sin puntos de rigging: diseñar sobre ground support

La Great Room no ofrece puntos de colgado útiles, algo que en hoteles es la norma y no la excepción. Todo tenía que apoyarse en el suelo. Novelty Spain montó toda la estructura como rigging autoportante:

• Dos tótems de 4 m con cabeza en «T» y tramos de 0,5 m en los extremos, para la iluminación de escenario.
• Tres tótems de 3,85 m detrás de la pantalla LED, con pipes de 4 m para colgar una cortina y cerrar la trasera con limpieza.

El ground support es donde se ganan o se pierden los eventos en hotel. Reparto de cargas, protección de suelos, visibilidad y peso visual de las torres se resuelven en plano, semanas antes de que descargue el primer camión. Lo desarrollamos en este artículo: cómo elegir un proveedor de rigging para eventos.

Vídeo: una pantalla LED de 7,5 x 3 m sin punto único de fallo

El elemento central fue una pantalla LED T-Rent MiniLED de 1,9 mm de pitch, de 7,5 m de ancho por 3 m de superficie visible. El stacking frame arranca a 15 cm del suelo y la primera fila de módulos queda sin conectar, de modo que la imagen empieza por encima de la altura de la cabeza y se lee desde el fondo de una sala a nivel.

El pitch importa más en un salón que en un pabellón. A 1,9 mm, la primera fila ve la pantalla y no el píxel, que es justo lo que necesitas cuando la primera mesa está a seis metros del escenario.

Detrás de la pantalla, la cadena de vídeo se diseñó redundante desde el principio:

• Dos procesadores 4K en main/backup, para que un fallo nunca llegue a la pantalla.
• Un Analog Way Zenith 200 como mezclador central, alimentando el LED por fibra OPTC. Ya contamos cómo esta familia de procesadores gestiona las producciones multipantalla.
• Dos monitores de 65" delante del escenario para los ponentes, con la diapositiva en curso y las notas.
• Cuatro displays de delay de 75" repartidos por la sala, cada uno con su fibra individual para poder repatchear cualquier pantalla desde un único punto central.
• Un repetidor de 85" y monitores de 43" en control con el multiview para dirección técnica, showcaller y referencia general.

En fuentes, el show corrió sobre cuatro portátiles para presentaciones, un equipo dedicado a la cuenta atrás y tres MacBook con Mitti: main y backup de vídeo 16:9, más uno para fondos de escenario. Son muchas máquinas para un programa corporativo «sencillo». Es también la razón de que no se parase nada: cada camino de reproducción tenía su gemelo.

Sonido: primero la inteligibilidad

Trescientas personas en un salón enmoquetado y de techo bajo son un problema de inteligibilidad antes que de volumen.

El sistema de sonido se montó sobre un diseño compacto de L-Acoustics: una pareja de Syva y Syva Low como PA principal, reforzada con una pareja idéntica en delay a media sala, con 5XT para front fill y monitores, todo amplificado con LA4X.

El control quedó en un lateral de la sala: una condición del espacio que se planificó desde el primer plano. La mezcla se hizo con una consola Yamaha DM7, hermana mayor de la Yamaha DM3, con microfonía inalámbrica Shure Axient Digital sobre 16 canales de recepción, repartidos entre mano y diadema según el guion.

El foldback de escenario permitía que los ponentes oyeran las preguntas del público: un detalle pequeño que decide si un turno de preguntas fluye o se atasca. Las reproducciones y los pies se lanzaron desde un equipo dedicado con QLab, y la coordinación técnica se hizo con intercom Hollyland Solidcom.

Iluminación: un frontal limpio y una sala que cambia de color

En un salón de hotel, más material rara vez significa mejor resultado. Cada torre de más suma estructura, cableado y potencia a una sala que no está pensada para ello.

El diseño final apostó por la sencillez: Fresnel y recortes en los tótems para un frontal de escenario limpio, elegante y bien modelado, más proyectores de ambiente repartidos por la sala para aportar color y cambiar el carácter del espacio entre sesiones.

Plenaria y show de noche compartieron así el mismo rig. Entre una y otra cambiaba el estado de la sala, no la estructura que había dentro. Es el principio que explicamos en nuestra guía de diseño de escenarios: en una sala corporativa, la iluminación debe construir el espacio y al ponente, no actuar por su cuenta.

Potencia y logística dentro de un hotel en funcionamiento

En un hotel, la potencia se planifica con el mismo cuidado que el material. Aquí la distribución se separó por disciplinas para aislar ruido y riesgo:

• Un cuadro de 32 A dedicado a la pantalla LED.
• Un powerbox de 63 A para sonido e iluminación, con dos socapex hasta un control compartido.
• Tomas de pared para los displays de delay, elegidas por ubicación y no por comodidad.

Un día completo de montaje, tres jornadas de evento y el desmontaje cerrado a mediodía del cuarto día. Entre esos dos puntos, el hotel no dejó de ser un hotel: una disciplina en sí misma, y la que aplicamos en la producción audiovisual en hoteles y espacios para eventos.

Producción audiovisual de eventos en el W Barcelona y en toda España

No es la primera vez que trabajamos en el W Barcelona: en el mismo hotel produjimos el Canalys Forum EMEA 2026. Y este proyecto se suma a otros en los que Novelty Spain ha asumido el mismo papel: la YSL Beauty Block Party en dos espacios de Madrid, Biotherm en el Espacio Xavier Corberó o el MWC 2026 en Fira Barcelona, entre otros.

Sectores distintos, tipologías de evento distintas y un mismo requisito: una producción técnica que aguante un programa que no se puede pausar. Y, cuando el cliente lo pide, con total confidencialidad: menos proveedores implicados y ninguna publicación sin la validación de la agencia o de la marca.

Con más de 40 años de historia, un almacén propio de 8.000 m² y más de 13.000 equipos de material audiovisual, Novelty Spain trabaja con agencias y marcas de todos los sectores en Barcelona, Madrid, Valencia y Marbella.

¿Estás organizando un evento corporativo en un hotel? Cuéntanos el espacio y el programa y diseñamos la producción técnica audiovisual a partir de ahí.

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